CRM-System Kosten unter der Lupe: Von welchen Faktoren sind sie abhängig?

Die Nutzung eines CRM-Systems kann nicht bestritten werden, denn dadurch kann der Shopbetreiber die Leistungsfähigkeit seines Vertriebs im Blick haben. Ohnehin ist das ein effizientes Tool zur zentralen Verwaltung der Kundenbeziehungen.

CRM wird immer öfter gebraucht. Die Einsteiger verstehen aber nicht, welche Lösung sie unter zahlreichen CRM-Anbietern auswählen sollen. Darum klären wir genauer, ob ein individuell programmiertes oder eine bereits fertiges CRM-System besser ist. Dabei machen wir einen detaillierten CRM-Kostenvergleich.

Diese 6 Faktoren machen einen besonderen Einfluss

Die Kosten für ein CRM-System können sich unterscheiden. Sie hängen nicht nur vom Anbieter ab. Dabei sollten auch die weiteren Faktoren beachtet werden.

Art der Software

Die Unternehmen können zwischen 2 verschiedenen Lösungen auswählen. Es geht um ein cloudbasiertes und ein On-Premise CRM. Beide Systemen können mit demselben Ziel verwendet werden, aber verschiedene Schwerpunkte aufweisen. Was die Kosten für diese CRM-Tools betrifft, so sind sie auch unterschiedlich.

Abhängig von individuellen Bedürfnissen und Ressourcen wählen die Unternehmen eine passende Option aus. Schauen wir und die wichtigsten Unterschiede an.

Cloudbasierte Lösungen zeichnen sich durch ihre Flexibilität und ein gutes Preismodell aus. Darum greifen kleinere Unternehmen öfter zu dieser Option. Man kann für eine bestimmte Zahl von Nutzern entweder monatlich oder jährlich zahlen. Die Kosten für CRM-Software dieser Art können je nach Anbieter unterschiedlich sein. Es gibt auch kostenlose Versionen mit Basisfunktionen. Falls diese ausgewählt werden und später mit neuen Features erweitert werden müssen, fallen dann zusätzliche Kosten an. Normalerweise variieren die Preise von 25 bis 100 Euro pro Benutzer im Monat.

Wer sich für On-Premise CRM entscheidet, soll mit höheren Kosten für CRM-Einführung rechnen. In diesem Fall sollte man in die Anschaffung, Hardware und natürlich in Shopware CRM Integrationen investieren. Dabei sind noch laufende Kosten zu beachten, denn man sollte für Updates, Wartung und die IT-Dienstleistungen zahlen. Die Ausgaben können abhängig von Anforderungen und Funktionsumfang variieren. Die lokale, individuell entwickelte Lösung kostet im Unterschied zu Cloud CRM viel mehr.

Funktionsvielfalt

Für eine effiziente Verwaltung der Kundenbeziehungen bietet das CRM-System nicht nur über grundlegende, sondern auch über umfangreiche Funktionen. Damit sollte man das Kundenverhalten gründlich analysieren, Verkaufs- und Marketingprozesse automatisieren. Je mehr erweiterten Features die CRM-Software nachweist, desto mehr kostet es.

Es ist wichtig, dass das CRM-System ausschließlich über erforderliche Funktionen verfügt ist. Die nicht benötigten Features verursachen zusätzlichen Arbeitsaufwand und höhere Ausgaben. Darüber hinaus machen sie die Benutzeroberfläche unübersichtlich.

Auf jeden Fall ist es besser, ein gut erweiterbares CRM auszuwählen. Die vorhandenen Funktionen sollten einen Zweck erfüllen. Es lohnt sich, nur in solche Software zu investieren. Vor der Auswahl sollten Sie eigenes Budget und die Bedürfnisse Ihres Geschäfts gegenüberstellen. Sie brauchen kein komplexes System, sondern eine flexible Option. Es ist nötig, die langfristigen Perspektiven zu berücksichtigen.

Kontaktanzahl

Je nach der Anzahl der Kontakte können sich CRM-System Kosten unterscheiden. Wenn in der Datenbank viele Kontakte gespeichert werden, steigen die Preise höher. Vor allem rechnen die Anbieter von Softwaren mit integrierten E-Mail-Marketing-Funktionen die Kosten nach der Länge der Kontaktliste ab.

Die CRM-Systeme dieser Art eignen sich für mittlere und kleinere Unternehmen, die noch wachsen, nicht besonders gut. Der Grund dafür ist die Unmöglichkeit zu zahlen. Darum wird oft ein einfaches CRM für kleine Unternehmen angeboten, das einige Tausend von Kontakten verwalten kann. Eine richtige Entscheidung ist in dieser Situation die Verwendung von cloudbasierten Systemen, die unbegrenzte Kontaktanzahl in grundlegenden Plänen anbieten.

Große Unternehmen müssen bis Millionen von Kontakten verwalten. Darum brauchen sie eine leistungsstärkere Software, mit deren Hilfe maßgeschneiderte Lösungen angeboten werden können.

Es ist von Bedeutung, das Preismodell eines CRM-Systems im Voraus zu definieren. Am besten wäre es, eine skalierbare, anpassungsfähige Lösung auszuwählen. Sie kann zusammen mit Ihrem Unternehmen wachsen und so viele Kontakte verwalten, wie viel es nötig ist. Dann ist Ihr Unternehmen im Stande, die Kosten für die Nutzung einer CRM-Software zu betragen.

Benutzeranzahl

Die Situation mit der Nutzerzahl sieht ähnlich aus. Der Zugriff aufs CRM sollte von den Benutzern bezahlt werden. Da die Anbieter bei einigen Tarifen die Nutzerzahl beschränken, sollte man für zusätzliche Nutzungslizenzen sorgen. Man kann auch das vorhandene Paket upgraden, damit mehrere Menschen auf das CRM-System zugreifen. Laut Statista betragen die durchschnittlichen CRM-Kosten pro Arbeitnehmer 76,83 Euro.

Beachten Sie bitte, dass einige CRMs zwischen zwei Gruppen von Nutzern unterscheiden. Die Ersten können nur die Kundendaten ansehen, ohne etwas zu ändern. In diesem Fall sollte man dafür nichts zahlen. Die Benutzer zweiter Gruppe nehmen verschiedene Änderungen vor, bearbeiten die Daten. Für solche Nutzung muss man extra zahlen.

Wenn viele Menschen Ihres Teams den Zugriff aufs CRM haben müssen, sollten Sie alle damit verbundenen Kosten vor der Auswahl einer umfassenden Lösung berechnen. Nachdem Sie Kosten und Nutzen verglichen haben, treffen Sie eine richtige Entscheidung.

CRM-Strategie

Wer eine gut erarbeitete Unternehmensstrategie hat, versteht klar die korrekten Ziele. So kann man eigene Ansprüche bestens aussprechen. Je mehr Anforderungen es gibt, desto höher steigen die CRM-Implementierungskosten. Da die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens vielfältig sind, variieren auch die Ausgaben im Rahmen der Verfolgung der CRM-Strategie. Darum sollten alle potenziellen Kosten berücksichtigt werden.

Ohnehin entspricht so eine Software den Geschäftsbedürfnissen, trägt dank zahlreichen Funktionen zur Workflow-Automatisierung bei. Wenn Sie ein CRM-System mit integrierter Vertriebs-Pipeline auswählen, können Sie Leads in echte Kunden konvertieren. Mit Hilfe von CRM werden die effizienteren Prozesse garantiert und manuelle Arbeit reduziert. Dadurch steigern natürlich die Preise. Es geht um vielfältige Integrationen, Entwicklung von Schnittstellen zu externen Lösungen, Konfigurationen, Anpassungen, die nach der CRM-Strategie für Verbesserung der Geschäftsprozesse erforderlich sind.

Fachliche Unterstützung und Schulung

Das Personal, das mit dem CRM arbeiten wird, muss geschult werden. Man kann ein internes IT-Team erstellen oder die Dienstleistungen eines CRM-Anbieters nutzen. Die Wartungsarbeiten müssen auf jeden Fall bezahlt werden. Je komplexer die CRM-Software ist, desto höher sind die Kosten. Man braucht eine längere Zeit für Schulung, bis man ganz versiert ist.

Damit ein CRM-System immer auf dem neusten Stand ist, muss es ständig gewartet werden. Die professionelle Hilfe wird für Beseitigung der technischen Probleme benötigt. Bei cloudbasierten Lösungen kann man sich auf den SaaS-Anbieter verlassen. Für die Wartung eines On-Premise CRMs sollte man extra einen Spezialisten beauftragen und ihm seinen Gehalt zahlen. So stoßt man wieder auf neue Ausgaben für technischen Support, Updates der Software, Fehlerbeseitigung und Systemupgrades.

Wie können Sie die Kosten für CRM-Einführung selbst beeinflussen?

Sie wissen bereits, was ein CRM-System ist und worauf Sie bei der Implementierung achten müssen. Jetzt geben wir Ihnen ein paar Tipps und erläutern die Punkte, die den Gesamtpreis beeinflussen können. Geben Sie nur so viel aus, wie viel es nötig ist. Dann können Sie den CRM-Preis steuern und optimieren. Bei der Auswahl einer Software sollten Sie darauf aufpassen:

Der Funktionsumfang ist von großer Bedeutung. Für eine umfangreiche Software muss man natürlich vielmehr zahlen. Wenn das Ziel klar definiert ist, versteht man, welche Funktionen unnötig sind. Manchmal reicht ein CRM-System mit grundlegenden Basisfunktionen für den Anfang aus. Dann kann man nicht so viel ausgeben.

Es ist viel besser zu einer einfacheren Lösung zu greifen. Sie sollte leicht in der Bedienung sein. Der Komplexitätsgrad sollte auf die Befriedigung Ihrer spezifischen Bedürfnisse ausgelegt werden. Man muss auch nicht so viel für die Einführung und den Support zahlen.

Bestimmen Sie im Voraus, ob das CRM-System aufs Wachstum der Anforderungen ausgelegt ist. Es sollte auch die wachsenden Ansprüche erfüllen können. Anderenfalls stoßen Sie in kurzer Zeit an ein Problem. Das ausgewählte Tool kann die benötigten Funktionen nicht erfüllen und man muss auf eine Neue umsteigen, was weitere CRM-Software Kosten verursacht.