Was ist ein PIM-System und warum wird es im Unternehmen benötigt?

Um die Produktdaten zentralisiert zu speichern, wird PIM-System verwendet. Damit werden große Mengen der Produktinformationen auf dem aktuellen Stand gehalten, das gesamte Produkt-Lebenszyklus verfolgt.

Die Bedeutung von PIM ist unbestritten. Die Unternehmen können sich heutzutage ohne dieses System nicht umgehen. Von der effizienten Datenverwaltung hängt der Erfolg des Unternehmens. Da sie in einem zentralisierten System gespeichert und aktualisiert werden, arbeiten alle Abteilungen Ihres Unternehmens mit denselben Daten. So wird die Zusammenarbeit des ganzen Teams erleichtert.

In unserem Artikel erklären wir genauer den Begriff, bestimmen die Rolle der Lösung im E-Commerce und beschreiben, wie ein PIM-System funktioniert. Darüber hinaus werden die ERP-, DAM- und PIM-Systemen verglichen, die Unterschiede dazwischen ermittelt.

Was bedeutet PIM?

Die Abkürzung PIM steht für Produktinformationsmanagement. Das ist eine Software für Organisation und Bereitstellung von Informationen über Produkte, die an verschiedenen Standorten und in mehreren Vertriebskanälen eingesetzt werden.

Ausführliche Begriffserläuterung

PIM steht nicht nur für die Verwaltung von Produktdaten. Dazu gehören auch die Erfassung, Aufbereitung und Bereitstellung der Informationen über Produkte für verschiedene Ausgabe-Kanäle und Medien. Unter den Informationen gibt es technische Spezifikationen, Artikeleigenschaften, Logistikinformationen, Marketing-Assets (Beschreibungen, Bilder, Videos).

Das PIM-System verbessert die Effizienz und Effektivität des Produktdatenmanagements. Mit seiner Hilfe kann das Unternehmen den Marktanforderungen entsprechen und den Kunden stets aktuelle und genaue Informationen präsentieren.

Nach Angaben von Research Nester würde die Marktgröße für Produktinformationsmanagement bis mehr als 51,83 Milliarden US-Dollar bis 2037 reichen. So wird das jährliche Wachstum über 11,5% von 2025 bis 2037 betragen.

Worin unterscheiden sich PIM, ERP und DAM?

Die Grenzen zwischen PIM-, ERP- und DAM-Lösungen werden oft verschwommen, denn sie ermöglichen eine zentrale Verwaltung der Inhalte. Diese Software werden aber zu einem anderen Zweck verwendet und erfüllen verschiedene Funktionen.

Die Verwaltung und Pflege aller Informationen über Produkte ist die Hauptaufgabe von PIM-System. Sie wird als eine Datenbasis angesehen, mit welcher die Produktdaten standardisiert und validiert werden. Darum ist die Bedeutung eines PIM-Systems so entscheidend.

Digital Asset Management (DAM) System speichert, organisiert und verwaltet den digitalen Content (Bilder, Videos, Dokumente). Diese Dateien werden strukturiert abgelegt und sind dank einer starken Suchfunktion problemlos zu finden.

Mithilfe eines ERP-Systems können Informationen aus verschiedenen Unternehmensabteilungen verwaltet werde. So können unteerschiedliche Geschäftsabläufe (Buchhaltung, Personalwesen, Vertrieb, Produktion, Lagerverwaltung) in ein einziges System integriert werden.

Welche Daten werden mit einem PIM-System verwaltet?

Da es um die Verwaltung der produktbezogenen Informationen geht, hat PIM eine große Bedeutung für den Unternehmenserfolg. Man unterscheidet 7 Datenarten:

Kern-Produktdaten

Es geht um die wichtigsten, grundlegenden Informationen, die als eine eindeutige Identifizierung und Beschreibung des Produkts gelten. Dazu gehören die Kernprodukt-ID-Nummer, die Artikelnummer (SKU).

Preis

Diese Informationen können entweder aus dem ERP-System abgerufen und integriert oder im PIM verwaltet werden. Im letzten Fall ist es auch möglich, personalisierte, kundenspezifische Angebote zu erstellen. So ist die Bedeutung von PIM noch größer.

Verkaufs- und Marketingdetails des Produkts

Dazu gehören der Name und die Beschreibungen. Das Produkt sollte umfassende Charakteristik enthalten. Diese Informationen sollten präzise, klar und vollständig sein. Es ist wichtig, alle Details in der Abstimmung mit der SEO-Strategie anzugeben. Dann steigt die Zahl der potenziellen Kunden, die das angebotene Produkt über die Suchanfragen gefunden haben.

Technische Spezifikationen

Das sind die Produktbeschreibungen, die die Entscheidung des Käufers beeinflussen. Das sind Informationen hinsichtlich der Größe, des Gewichts, der Inhaltsstoffe, der Kompatibilität, u. v. m. Wenn der Kunde damit vertraut ist, fällt diese Auswahl leichter.

Digitale Assets

Mit Hilfe von PIM werden digitale Ressourcen (Bilder, Videos, PDFs, Handbücher) in Produktinformationen integriert, wodurch die Kunden den Artikel besser kennen lernen können.

Verwandte Produkte

Das PIM-System trägt zur Strukturierung der Variationen und Produktfamilien bei. Die verwandten Artikel kann man für Empfehlungen und zur Personalisierung verwenden.

Kanäle und Feeds

Durch den Einsatz eines PIM-Systems können die Produktinformationen an allen Orten gespeichert und von überall präsentiert werden. PIM ermöglicht die Verbindung mit Vertriebs- und Marketingkanälen. Man kann auch maßgeschneiderte Feeds für die Übertragung der Produktinformationen in verschiedene Kanäle und jedes Format erstellen. PIM hat eine große Bedeutung für die Verwaltung und Organisation dieser Kanäle und Feeds. Man kann die Arbeitsabläufe und die Datenregel an spezifische Anforderungen unterschiedlicher Kanäle anpassen.

Für wen ist der Einsatz von PIM-Systemen relevant?

Wenn das Unternehmen ein umfangreiches Angebotssortiment hat, muss die Software eingeführt werden. Dasselbe passiert, wenn die Produkte oder Dienstleistungen auf mehreren Vertriebskanälen oder auf der internationalen Ebene in unterschiedlichen Sprachen präsentiert werden. Dabei spielt die Größe des Unternehmens keine Rolle. Nicht nur Großkonzerne, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen benötigen PIM für effektive Gestaltung und Verbesserung der Product Experience von Kunden sowie für Automatisierung von vielen Prozessen.

Unternehmen mit dem breiten Angebotsspektrum

Wenn das Unternehmen eine Vielzahl von Produkten oder Dienstleistungen anbietet, braucht man viel Zeit für die manuelle Pflege und Aktualisierungen von Daten. Da sie an einem Ort gespeichert werden, müssen neue Produkte nur einmal eingegeben oder Änderungen gemacht werden. Dann sehen die Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten die gleichen Informationen. So kann man die Daten für unterschiedliche Märkte anpassen, korrigieren und in mehrere Sprachen übersetzen.

E-Commerce und Einzelhandelsbranche

Im Onlinehandel fungiert ein PIM-System wie eine zentrale Datenbank, wo produktbezogene Informationen gespeichert und über viele Kanäle verteilt werden. Das PIM-System ermöglicht die Übersetzung in verschiedene Sprachen sowie die Umrechnung von Währungen und Masse. Im Unterschied zur Verwaltung über Tabellenkalkulationen kann man die Attribute, Spezifikationen und Marketinginhalte mithilfe des PIM-Systems einheitlich verwalten.

Die Betreiber von Ladengeschäften bieten Ihre Produkte auch online. Durch den Einsatz eines PIM-Systems stehen den Kunden die ausführlichen, aktuellen Informationen zur Verfügung. Sie können sowohl online als auch im stationären Geschäft Einkäufe machen. Es ist am wichtigsten, sich über die Verfügbarkeit eines Artikels zu informieren.

Hersteller und Großhändler

Die Hersteller können sich ohne PIM-System nicht umgehen, denn genaue, zuverlässige Produktdaten sind für die Kunden sehr wichtig. Dadurch wächst das Kundenvertrauen und die Umsätze steigern. Die PIM-Systeme liefern konsistente Artikelbeschreibungen über alle Kanäle, was zur Verbesserung des Gesamterlebnisses führt.

Die Bedeutung von PIM ist für Großhändler sehr groß. Die Vertrieb- und Marketingabteilungen greifen auf die gleichen, konsistenten Produktinformationen zu. Das trägt zur schnellen Erschließung neuer Märkte bei.

Übersicht der Hauptfunktionen eines PIM-Systems

Das PIM-System dient zur Verarbeitung, Ergänzung und Veröffentlichung der Produktdaten, bietet vielfältige nützliche Funktionen für die Datenverwaltung. Die wichtigsten davon sind:

Zentrales Datenmanagement

Man kann die Daten aus unterschiedlichen Quellen in einem PIM-System sammeln, speichern und verteilen. So wird stets der Überblick über die veröffentlichten Texte und Bilder behalten. Den Zugriff auf die enthaltenen Informationen haben alle Unternehmensmitarbeiter.

Multichannel-Marketing

Die Informationen über Artikel werden mehrmals wiederverwendet und über verschiedene Kanäle angeboten. Durch die zentrale Bearbeitung entfällt die manuelle Pflege separat für jeglichen Kanal. Die Kosten und Aufwand werden minimiert. Dadurch steigt die Bedeutung von PIM.

Automatische Validierung der Datenqualität

Dank der Validierungsfunktion von PIM-Systemen wird die Korrektheit von Daten vor der Veröffentlichung überprüft. Entsprechen die Daten den vorgegebenen Anforderungen nicht, wird eine Benachrichtigung geschickt. Sie führt direkt zum Attribut, das korrigiert werden muss. Die Datenvalidierung wird für unterschiedliche Kanäle durchgeführt.

Anbindung an ERP, CRM, Shopsysteme

Wenn PIM mit ERP- und CRM-Lösungen sowie E-Commerce Plattformen integriert wird, sind die Produktinformationen überall aktuell und konsistent. Darum ist die Bedeutung von PIM-Systemen für Effizienzsteigerung und Verbesserung der Kundenerfahrung sehr groß. Alle Systeme werden synchronisiert und die Mitarbeiter bekommen die vollständigen, aktuellen Daten.

Kenner Soft – Ihr Partner für PIM-Systeme

Unsere Experten kommen Ihnen bei der Einführung von PIM-Systemen zu Hilfe. Dabei analysieren wir die Unternehmensanforderungen und empfehlen die für Sie passende Lösung. So werden Ihre Bedürfnisse bestens befriedigt. Wir übernehmen die Einbindung der Software in die bereits vorhandene Systemlandschaft und sorgen für die fehlerlose Verwaltung und Validierung der Daten. Unser Team führt die Datenmigration durch, schult Ihre Mitarbeiter, sich mit der Software umzugehen.

Kenner Soft optimiert und passt das System an, um die Konsistenz und Effizienz der Produktinformationen zu verbessern. Zu unserem Leistungsangebot gehört auch die Anbindung von PIM an andere Systeme (ERP, CRM) und E-Commerce Plattformen, die Entwicklung von Erweiterungen.