Was kostet Warenwirtschaftssystem für KMU?

Die Steuerung des Warenflusses ist eine wichtige Aufgabe von Unternehmen aller Größen. Sowohl kleine und mittelständische Betriebe als auch Großkonzerne brauchen eine konkrete Lösung – das Warenwirtschaftssystem, um Ein- und Verkäufe, Wareneingang und -ausgang sowie Lagerverwaltung zu unterstützen und abzubilden.

Abhängig vom Anbieter können sich die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem unterscheiden. Die Software dieser Art kann je nach spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, wodurch der Preis weiter steigt. Genaue Erläuterungen hinsichtlich der Kosten von WWS finden Sie in unserem Artikel.

Kostenfaktoren von WaWi-System

Die Frage nach dem Preis kann unterschiedlich beantwortet werden. Aufgrund des Funktionsumfangs und der Art der Lösung werden die Preise berechnet. Man sollte entweder mehrere Tausend Euro bei der Anschaffung von WWS oder 50–300 Euro pro Nutzer monatlich zahlen. Dabei werden keine individuellen Anpassungen und Support beachtet. Schauen wir uns alle Punkte an, die auf die Kosten eines Warenwirtschaftssystems Einfluss nehmen.

Arten von Warenwirtschaftssystemen

WWS kann in unterschiedliche Kategorien aufgeteilt werden, wobei verschiedene Aspekte beachtet werden. Es gibt verschiedene Arten von WaWi-Systemen je nach Funktionsumfang, Betriebsmodell, Art der Entwicklung und Branchenausrichtung.

Offene, geschlossene und integrierte WaWi-Systeme

• Geschlossene Lösungen können die wichtigsten Unternehmensbereiche (Einkauf, Vertrieb, Lager) abdecken.
• Offene WaWis decken mindestens einen Kernbereich mithilfe eines Drittsystems (z. B. durch Anbindung mit einem Connector) ab.
• Integrierte WWS enthalten alle Kernmodule, verfügen über Connectoren zu anderen externen Systemen und ermöglichen die Anbindung.

Cloudbasierte und On-Premise Lösungen

• Cloud-Warenwirtschaftssysteme sind schnell einsatzbereit, gut skalierbar und mit webbasierten Drittsystemen kompatibel.

  • Kein eigener Server erforderlich
  • Kein internes IT-Team für Wartung und Updates nötig
  • Monatliche Gebühr für Nutzung
  • Der externe Dienstleister ist für Datensicherheit und Wartung verantwortlich

• On-Premise-Warenwirtschaftssysteme erfordern hohe Investitionen in Hardware und Software.

  • Eigenes IT-Team für Wartung erforderlich
  • Hohe Flexibilität und Kontrolle über Daten
  • Zugriff auch ohne Internetverbindung möglich
  • Unternehmen tragen selbst Verantwortung für Datensicherheit

Standard-, Branchen- und Individualsoftware

• Standardsoftware wird für eine breite Zielgruppe angeboten und ist dank modularem Aufbau flexibel mit mehreren Funktionen.
• Branchensoftware entspricht den Anforderungen einer spezifischen Branche, verfügt über ein dünnes Vertriebsnetz und enthält Best Practices.
• Individualsoftware erlaubt eine maßgeschneiderte Architektur, ist aber teuer und langfristig in der Entwicklung.

Branchenneutrale und branchenspezifische WWS

• Branchenneutrale Lösungen können für verschiedene Branchen genutzt werden, benötigen aber Anpassungen.
• Warenbeschaffung (Lieferantenmanagement, Disposition, Einkauf, Wareneingang, Eingangsrechnungsprüfung);
• Lagerverwaltung (Einlagerung, Bestandsführung, Auslagerung, Interne Buchung, Nachschub, Inventur);
• Warenabsatz (Kundenverwaltung, Marketing, Angebotswesen, Verkauf, Auftragsverwaltung, Kommissionierung, Versand, Fakturierung, Retourenmanagement).

Darüber hinaus kann WWS zusätzliche Funktionsbausteine und Schnittstellen enthalten. Dann kostet das Warenwirtschaftssystem noch mehr. Die Zusatzfunktionen bieten dem Unternehmen mehr Flexibilität und steigern die Effizienz. Die Leistungsfähigkeit der Add-on-Module (CRM, Dropshipping, Buchhaltung, Finanz-/ Personalwesen) erweitert die Funktionalität der Software. Es ist möglich, die Planungs- und Steuerungsfunktionen für Fertigungsunternehmen hinzuzufügen. In diesem Fall wird WaWi oft mit ERP verwechselt. Es wird dann mehr Zeit und Aufwand für deren Entwicklung und Wartung benötigt, wodurch der Preis für die Lösung steigt. Letztendlich bekommen Sie eine korrekte, bestens geeignete Software, von welchem Einsatz Ihr Unternehmen profitiert.

Kosten für Implementierung und Anpassung

Das Warenwirtschaftssystem muss auf jeden Fall von einem Spezialisten eingeführt werden, wobei die Daten migriert werden. Das ist ein wichtiger und aufwendiger Prozess, denn die Stammdaten muss man vor der Migration überprüfen und bereinigen. Die zuvor offline gepflegten Daten müssen unbedingt ins System eingearbeitet werden. So verliert man nicht nur Zeit als auch Geld.

Noch eine Kostenfrage betrifft die Anpassungen. Wenn Sie WWS ausgewählt haben und es Ihr Geschäft vollumfänglich funktional befriedigt, muss nichts vorgenommen werden. Es ist aber in der Realität nicht immer so. Mit der Zeit wachsen die Anforderungen und neue Funktionen müssen implementiert werden, wodurch zunehmende Kosten für Warenwirtschaftssystem verursacht werden. Deshalb ist es empfehlenswert, die Geschäftsziele im Voraus zu analysieren. Das hilft ein bestens passendes Warenwirtschaftssystem auszuwählen und die unvorhergesehenen Ausgaben auszuschließen.

Zusatzkosten und Zukunftsblick

WWS sollte alle durchgängige Prozesse über eigene Grenzen realisieren können. Dafür benötigt man oft Features aus dem ERP-Bereich sowie vielfältige Schnittstellen. Dank der Anpassungen und Integrationen mit anderen Systemen kann das WaWi-System unterschiedliche Geschäftsprozesse abwickeln. So fallen zusätzliche Kosten an, die andererseits Vorteile bringen. Dadurch kann das Unternehmen den ungewünschten Verlusten entkommen und den Umsatz deutlich steigern.

Versteckte Kosten

Für die Verbindung von WWS mit anderen Softwarelösungen sind Schnittstellen von großer Bedeutung. Ein gutes WaWi-System sollte mit wichtigen Anwendungen integriert werden. Dadurch wird ein nahtloser Datenfluss zwischen Systemen ermöglicht, was die Leistungseffizienz verbessert und Fehlerwahrscheinlichkeit reduziert. Um das Warenwirtschaftssystem an andere Anwendungen anzubinden, braucht man Fachleute und Zeit. Da stößt man wieder auf neue Ausgaben.

Wenn das Unternehmen wächst oder die Kundenanforderungen höher sind, sollte man an spezifische Anpassungen und Erweiterungen denken. Sie wirken sich natürlich auf die Kosten für Warenwirtschaftssystem aus, die verschieden sein können. Wenn es um komplexe, umfangreiche Änderungen geht, sollte man mehr ausgeben. Einfachere Erweiterungen kosten weniger. Die Preismodelle und Kostensätze sind bei verschiedenen Anbietern anders. Das muss man auch beachten. Die Lizenzgebühren für neue Module und Funktionen werden auf jeden Fall erhoben.

Langfristige Perspektive

Bevor das Warenwirtschaftssystem in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird, sollten alle Aspekte berücksichtigt werden. Es ist nötig, die aufgewendeten Kosten und das Nutzen vergleichen. Dann muss das Return on Investment (ROI) unbedingt betrachtet werden. Dabei sollten folgende Punkte analysiert werden:

• Senkung der Arbeitskosten infolge der Optimierung und Automatisierung der Abläufe;
• Möglichkeit der schnellen Auftragsbearbeitung in großen Mengen;
• Reibungslose Abwicklung von Bestellungen und fehlerfreie Verwaltung der Lagerbestände;
• Verbesserte Kundenerfahrung durch genaue Bestandsinformationen und schnelle Lieferzeiten;
• Entlastung der Unternehmensmitarbeiter und Automatisierung der Routineaufgaben;
• Schnelle Entscheidungsfindung.

Obwohl der Einsatz eines WaWi-Systems hohe Kosten mit sich bringt, rentiert er sich doch auf jeden Fall. Es gelingt den Unternehmen, eigene Produktivität und Effizienz zu steigern. Die Aufträge werden schnell und fehlerfrei bearbeitet. So kann man noch mehr erledigen und deswegen mehr verdienen. Das Unternehmen hat ein großes Potenzial zum Wachstum und braucht neue Investitionen für Skalierung.