Was kostet Warenwirtschaftssystem für KMU?

Die Steuerung des Warenflusses ist eine wichtige Aufgabe von Unternehmen aller Größen. Sowohl kleine und mittelständische Betriebe als auch Großkonzerne brauchen eine konkrete Lösung – das Warenwirtschaftssystem, um Ein- und Verkäufe, Wareneingang und –ausgang sowie Lagerverwaltung zu unterstützen und abzubilden.

Abhängig vom Anbieter können sich die Kosten für Warenwirtschaftssystem unterscheiden. Die Software dieser Art kann je nach spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, deswegen steigt der Preis noch mehr. Genaue Erläuterungen hinsichtlich der Kosten von WWS finden Sie in unserem Artikel.

Kostenfaktoren von WaWi-System

Die Frage der Preis kann unterschiedlich beantwortet werden. Aufgrund des Funktionsumfangs und der Art der Lösung werden die Preise berechnet. Man sollte entweder mehrere Tausend Euro noch bei der Anschaffung von WWS oder 50 – 300 Euro pro Nutzer monatlich zahlen. Dabei werden keine individuellen Anpassungen und Support beachtet. Schauen wir uns alle Punkte an, die auf Kosten eines Warenwirtschaftssystems Einfluss machen.

Arten von Warenwirtschaftssystemen

WWS kann in unterschiedliche Kategorien aufgeteilt werden. Dabei werden andere Aspekte beachtet. Es gibt verschiedene Arten von WaWi-Systemen je nach dem Funktionsumfang, dem Betriebsmodell, der Art der Entwicklung und der Branchenausrichtung.

Offene, geschlossene und integrierte WaWi-Systeme

Geschlossene Lösungen können die wichtigsten Unternehmensbereiche (Einkauf, Vertrieb, Lager) abdecken. Bei offenen WaWis wird zumindest einer der Kernbereiche mithilfe eines Drittsystems (auch durch Anbindung mit Connector) abgedeckt. Integrierte WWS enthalten alle Kernmodule, verfügen über Connectoren zu anderen äußerlichen Systemen und ermöglichen die Anbindung.

Cloudbasierte und On-Premise Lösungen

Cloud-Warenwirtschaftssysteme sind schnell einsatzbereit, gut skalierbar und mit webbasierten Drittsystemen kompatibel. Dafür wird kein eigener Server benötigt und man braucht kein Fachteam für Unterstützung, Updates. Es ist nötig, eine monatliche Gebühr für Nutzung zu zahlen. Der externe Dienstleister ist für die Datensicherheit und Wartung der Software verantwortlich.

On-Premise-Warenwirtschaftssysteme erfordern hohe Kosten für Hardware und Software. Man braucht ein eigenes IT-Team für Wartung. Für den Ausbau der Lösung muss man wieder zahlen. Wie Statista zeigt, wachsen die Ausgaben für On-Premise Anwendungssoftware und deren Dienste bis 326 Milliarden US-Dollar weltweit von 2018 bis 2026. Die Unternehmen, die diese Lösung nutzen, tragen selbst die Verantwortung für Datensicherheit und Datenschutz.

Zu den Vorteilen der Warenwirtschaftssysteme dieser Art zählt man volle Kontrolle über die Daten, Zugriff ohne Internetverbindung, hohe Flexibilität.

Standard-, Branchen- und Individualsoftware

Die Standardsoftware wird für eine breite Zielgruppe angeboten. Dank dem modularen Aufbau ist sie flexibel, bietet mehrere Funktionen. So ein Warenwirtschaftssystem kostet nicht so viel, erfordert weniger Aufwand für Einführung und Konfiguration, lässt sich in bestehende Systemlandschaft etwas schwer integrieren. Die Anpassungen sind mit mehreren Begrenzungen möglich.

Die Branchensoftware entspricht den Anforderungen einer spezifischen Branche, verfügt über ein dünnes Vertriebsnetz und enthält Best Practices.

Für Individualsoftware kann man die Architektur selbst auswählen. Dann hängt das Unternehmen vom Hersteller nicht ab, zeichnet sich durch eine einfache Einführung und reibungslose Implementierung in Systemlandschaft aus. Die Entwicklung von Lösungen dieser Art ist teuer und dauerhaft.

Branchenneutrale und branchenspezifische WWS

Die Ersten können für Unternehmen verschiedener Branchen verwendet werden und erfordern die Anpassungen für jede Branche. Die Anderen werden speziell für einen bestimmten Bereich entwickelt. Für branchenspezifische Lösungen sind die Nutzungsgebühren teurer. Man sollte aber weniger Anpassungen vornehmen.

Größe des Unternehmens und Bedürfnisse

Die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem können für kleine, mittlere und große Unternehmen unterschiedlich sein. Abhängig von den Anforderungen des Unternehmens werden spezifische Features und Konfigurationen benötigt. Man sollte einen Spezialisten suchen und die erfüllte Aufgabe bezahlen. Es gibt verschiedene Preismodelle. So kann man WaWi kaufen, mieten oder leasen.

Das Kaufmodell bietet eine maximale Kontrolle über die Unternehmensdaten. Es kann gegen einmalige Zahlung unbefristet und uneingeschränkt verwendet werden. Die technische Bedienung für gekaufte Lösungen muss das Unternehmen selbst übernehmen. Das Hosting wird von der Lizenz meistens nicht abgedeckt. Dieses Modell erfordert hohe Kosten. Darum eignet es sich für Unternehmen, die genug Ressourcen für den Kauf und den Betrieb haben. Für Unternehmen mit systematischen Schwankungen ist es ungeeignet.

Bei den Mietmodellen sollte man für den Betrieb nicht zahlen, denn dafür sorgt der Anbieter. Sie sind flexibel und skalierbar. Man kann die Funktionsbausteine sowie Nutzeranzahl bei Bedarf entweder hinzubuchen oder reduzieren. Je mehr Mitarbeiter WWS nutzen, desto mehr sollte man zahlen. Das gemietete Warenwirtschaftssystem kostet mehr, wenn es für eine längere Zeit verwendet wird. Wegen laufender Kosten für die Miete kann diese Lösung teurer als das Kaufmodell sein.

Die Unternehmen, die auf keine hohen initialen Ausgaben stoßen wollen, sondern WWS gerne kaufen, leasen es. Dann werden die Kosten auf eine längere Zeitspanne verteilt. Dabei sollten noch Gebühren und Zinsen bezahlt werden, was die Gesamtsumme erhöht.

Funktionsumfang und Module

Die WaWi-Systeme bestehen in der Regel aus einigen Modulen (Funktionsbereichen). Von dem Funktionsumfang hängen die Lizenzkosten ab. Je nachdem, wie gut die Lösung die für den Betrieb benötigten Features abdeckt, werden Anpassungen vorgenommen. Die Erweiterung der Funktionalität verursacht natürlich höhere Ausgaben. Zu den wichtigsten Modulen gehören:

  • Warenbeschaffung (Lieferantenmanagement, Disposition, Einkauf, Wareneingang, Eingangsrechnungsprüfung);
  • Lagerverwaltung (Einlagerung, Bestandsführung, Auslagerung, Interne Buchung, Nachschub, Inventur);
  • Warenabsatz (Kundenverwaltung, Marketing, Angebotswesen, Verkauf, Auftragsverwaltung, Kommissionierung, Versand, Fakturierung, Retourenmanagement).

Darüber hinaus kann WWS zusätzliche Funktionsbausteine und Schnittstellen enthalten. Dann kostet das Warenwirtschaftssystem noch mehr. Die Zusatzfunktionen bieten dem Unternehmen mehr Flexibilität und steigern die Effizienz. Die Leistungsfähigkeit der Add-on-Module (CRM, Dropshipping, Buchhaltung, Finanz-/ Personalwesen) erweitert die Funktionalität der Software. Es ist möglich, die Planungs- und Steuerungsfunktionen für Fertigungsunternehmen hinzuzufügen. In diesem Fall wird WaWi oft mit ERP verwechselt. Es wird dann mehr Zeit und Aufwand für deren Entwicklung und Wartung benötigt, wodurch der Preis für die Lösung steigt. Letztendlich bekommen Sie eine korrekte, bestens geeignete Software, von welchem Einsatz Ihr Unternehmen profitiert.

Kosten für Implementierung und Anpassung

Das Warenwirtschaftssystem muss auf jeden Fall von einem Spezialisten eingeführt werden, wobei die Daten migriert werden. Das ist ein wichtiger und aufwendiger Prozess, denn die Stammdaten muss man vor der Migration überprüfen und bereinigen. Die zuvor offline gepflegten Daten müssen unbedingt ins System eingearbeitet werden. So verliert man nicht nur Zeit als auch Geld.

Noch eine Kostenfrage betrifft die Anpassungen. Wenn Sie WWS ausgewählt haben und es Ihr Geschäft vollumfänglich funktional befriedigt, muss nichts vorgenommen werden. Es ist aber in der Realität nicht immer so. Mit der Zeit wachsen die Anforderungen und neue Funktionen müssen implementiert werden, wodurch zunehmende Kosten für Warenwirtschaftssystem verursacht werden. Deshalb ist es empfehlenswert, die Geschäftsziele im Voraus zu analysieren. Das hilft ein bestens passendes Warenwirtschaftssystem auszuwählen und die unvorhergesehenen Ausgaben ausschließen.

Zusatzkosten und Zukunftsblick

WWS sollte alle durchgängige Prozesse über eigene Grenzen realisieren können. Dafür benötigt man oft Features aus dem ERP-Bereich sowie vielfältige Schnittstellen. Dank der Anpassungen und Integrationen mit anderen Systemen kann das WaWi-System unterschiedliche Geschäftsprozesse abwickeln. So fallen zusätzliche Kosten an, die andererseits Vorteile bringen. Dadurch kann das Unternehmen den ungewünschten Verlusten entkommen und den Umsatz deutlich steigern.

Versteckte Kosten

Für die Verbindung von WWS mit anderen Softwarelösungen sind Schnittstellen von großer Bedeutung. Ein gutes WaWi-System sollte mit wichtigen Anwendungen integriert werden. Dadurch wird ein nahtloser Datenfluss zwischen Systemen ermöglicht, was die Leistungseffizienz verbessert und Fehlerwahrscheinlichkeit reduziert. Um das Warenwirtschaftssystem an andere Anwendungen anzubinden, braucht man Fachleute und Zeit. Da stoßt man wieder auf neue Ausgaben.

Wenn das Unternehmen wächst oder die Kundenanforderungen höher sind, sollte man an spezifische Anpassungen und Erweiterungen denken. Sie wirken sich natürlich auf die Kosten für Warenwirtschaftssystem aus, die verschieden sein können. Wenn es um komplexe, umfangreiche Änderungen geht, sollte man mehr ausgeben. Einfachere Erweiterungen kosten weniger. Die Preismodelle und Kostensätze sind bei verschiedenen Anbietern anders. Das muss man auch beachten. Die Lizenzgebühren für neue Module und Funktionen werden auf jeden Fall erhoben.

Langfristige Perspektive

Bevor das Warenwirtschaftssystem in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird, sollten alle Aspekte berücksichtigt werden. Es ist nötig, die aufgewendeten Kosten und das Nutzen vergleichen. Dann muss das Return on Investment (ROI) unbedingt betrachtet werden. Dabei sollten folgende Punkte analysiert werden:

  • Senkung der Arbeitskosten infolge der Optimierung und Automatisierung der Abläufe;
  • Möglichkeit der schnellen Auftragsbearbeitung in großen Mengen;
  • Reibungslose Abwicklung von Bestellungen und fehlerfreie Verwaltung der Lagerbestände;
  • Verbesserte Kundenerfahrung durch genaue Bestandsinformationen und schnelle Lieferzeiten;
  • Entlastung der Unternehmensmitarbeiter und Automatisierung der Routineaufgaben;
  • Schnelle Entscheidungsfindung.

Obwohl der Einsatz eines WaWi-Systems hohe Kosten mit sich bringt, rentiert er sich doch auf jeden Fall. Es gelingt den Unternehmen, eigene Produktivität und Effizienz zu steigern. Die Aufträge werden schnell und fehlerfrei bearbeitet. So kann man noch mehr erledigen und deswegen mehr verdienen. Das Unternehmen hat ein großes Potenzial zum Wachstum und braucht neue Investitionen für Skalierung.

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