Warenwirtschaftssystem als ein unentbehrliches Steuerungselement des Unternehmens: Top 10 Vorteile

Die Digitalisierung nimmt ständig zu und dringt in verschiedene Industriezweige ein. Der Onlinehandel kann sich ohne mehrere Systeme nicht umgehen, um Prozesse zu optimieren. Eine besondere Rolle spielt das Warenwirtschaftssystem, das zur Steuerung der Handelsprozesse eingesetzt wird. Die Software bildet die Warenprozesse ab und verarbeitet die warenbegleitenden Datenlieferungen. Das ist eine perfekte Option für eine schnelle, sichere und effiziente Belieferung der Kunden. Damit können die Onlinehändler solche Prozesse, wie Angebotserstellung, Lagerhaltung und Zahlungsverkehr immer im Blick behalten. In unserem Artikel erfahren Sie, welche Aufgaben WaWi-System erfüllt und wie profitiert man durch seinen Einsatz.

Warenwirtschaftssystem: Definition und ausführliche Erklärung

Unter Warenwirtschaft (kurz WaWi) versteht man alle Tätigkeiten im Handelsbetrieb. Die Unternehmensprozesse, die mit den Warenbewegungen in Verbindung stehen, werden mithilfe eines Warenwirtschaftssystems (WWS) zentral verwaltet. Dabei werden verschiedene Aufgaben erfüllt und die Warenströme lasen sich digital abbilden. Die Lagerbestände werden erfasst, verwaltet und ausgewertet. Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems sind erkennbar. Diese Softwarelösung dient zur Überwachung der verfügbaren Ressourcen und Ausschöpfung der Optimierungspotenziale.

Das Warenwirtschaftssystem gilt als eine Schnittstelle zwischen dem Onlineshop oder stationärem Handel und unterschiedlichen Verkaufsplattformen. Das ist ein wichtiges Steuerungselement für Handelsfirmen, das die wesentlichen Informationen aus allen Bereichen eines Betriebs und Prozesse (Logistik, Buchhaltung, Vertrieb) vereinigt. Die Datenbank ist ein Kernstück von WaWi-System, wo die Stammdaten (Kunden-, Lieferanten-, Produkt-, Wareninformationen) und Bewegungsdaten (Angebote, Aufträge, Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine) gesammelt werden.

Als Hauptziel der Warenwirtschaft gilt effiziente Gestaltung der Warenströme. Die Software sorgt dafür, dass die benötigte Menge der verfügbaren Waren zu passender Zeit am bestimmten Ort vorhanden ist. Wenn die Handelsprozesse stets überwacht, analysiert und gesteuert werden, kann man das sichern. Das Warenwirtschaftssystem bringt dem Onlinehandel eine Reihe von Vorteilen.

Notwendige Module der Warenwirtschaft

Die Auswahl von WaWi fällt schwer, denn es gibt viele Anbieter. Man weiß nicht, welcher besser ist. Meistens beachtet man, welche Elemente angebotene WaWi enthält. Im Idealfall sollte es folgende Module geben:

• Für Vertrieb: Die Verkaufsprozesse werden detailliert von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung abgewickelt.
• Für Einkauf: Die Bestands-, Bedarfs-, Lieferanten- und Preisinformationen werden an einem Ort gesammelt.
• Für Buchhaltung: Das Modul enthält Informationen zum gesamten Zahlungsverkehr, Rechnungs- und Mahnwesen.
• Für Logistik: Im Modul werden aktuelle Informationen zu allen Bestellungen, Warenein- und ausgang, Versand, Retouren widerspiegelt.
• Für Personal: Mit dem Modul kann man die Projekte und Aufgaben unter Mitarbeitern verteilen, ihre Auslastung im Blick behalten und Zeit erfassen.
• Für Marketing: Die Produktinformationen sind stets aktuell und werden über mehrere Kanäle bespielt.
• Für Management: Man bekommt den gesamten Überblick mit allen Statistiken.

Anbindung externer Systeme: Das ist noch ein Vorteil des Warenwirtschaftssystems, denn Sie können Ihren Webshop mit verschiedenen Systemen und Anwendungen verbinden. Dadurch werden der Export von Daten zu Fremdsystemen sowie der Datenimport von Fremdsystemen ermöglicht.

Damit Ihr Onlineshop erfolgreich funktioniert ist es wichtig, dass alle Prozesse und Systeme gegenseitig abgestimmt werden. Mit Hilfe von WWS werden die Warenbewegungen abgebildet. Um alle Ressourcen genau planen und steuern zu können, wird ein ERP-System benötigt. Die Experten von Kenner Soft übernehmen die Anbindung von WaWi sowie die Integrationen von ERP-System mit Shopware.

Welche Vorteile genießen KMU dank Warenwirtschaftssystem?

Durch den Einsatz von WWS kann Ihr Unternehmen nur profitieren. Der Workflow wird automatisiert und die Wettbewerbsfähigkeit wird optimiert. Alle Informationen werden zentral gespeichert und verwaltet. WaWi garantiert eine vollständige Transparenz. Man kann mit Recht sagen, dass sich kein Onlineshop ohne Warenwirtschaftssoftware umgeht. Schauen wir uns genauer an, welche Vorteile das Warenwirtschaftssystem anbietet:

Digitale Rechnungen

Das ist ein gutes Beispiel von digitalisierten Geschäftsprozessen. Die E-Rechnungen werden elektronisch erstellt und versendet. Die Zahlungsprozesse mit E-Rechnungen sind viel schneller. Man gibt kein Geld für Druck und Porto aus.

Papierloses Büro

Das Warenwirtschaftssystem bietet dem Einzelhandel Vorteile auch in diesem Aspekt. Durch die digitale Erfassung und Speicherung von Informationen kann man sich von der zeitaufwendigen Arbeit mit den Papierdokumenten befreien. Die manuellen Prozesse werden automatisiert.

Optimierung der Geschäftsprozesse und des Betriebs

Mithilfe eines Warenwirtschaftssystems kann man mehrere Aufgaben automatisieren, Prozesse steuern. Dadurch gelingt es, Fehler zu minimieren sowie Unternehmensproduktivität und -effizienz zu verbessern.

Kosteneinsparung

Durch den Einsatz von WWS können Unternehmen eigene Ausgaben verringern. Da Prozesse digitalisiert werden, muss man nicht für Papier, Druck und Porto zahlen. Die Automatisierung trägt zur effizienten Nutzung von Ressourcen bei. Durch die Kosteneinsparungen kann das Unternehmen eigene Wettbewerbsfähigkeit erhöhen.

Schnelle Reaktionszeiten

Ein weiterer Vorteil, den das Warenwirtschaftssystem bietet, ist die Zeit für Bearbeitung der Kundenanfragen. Dank der vorhandenen CRM-Funktionen (Ticket-Verwaltung, Terminplaner), die WaWi enthält, werden die Aufträge viel schneller abgewickelt. Die Kundenwünsche werden realisiert und dadurch gelingt es, die Kundenzufriedenheit sowie Umsätze zu steigern.

Effektive Ausführung der Aufträge, Buchhaltung, Rechnungserstellung

Die Warenwirtschaftssysteme bieten einen breiten Funktionsumfang, wodurch die Auftragsabwicklung vereinfacht wird. WaWi ermöglicht die Angebotserstellung, die Bestätigung von Aufträgen und Erfassung von Lieferscheinen in kurzer Zeit. Die erfassten Daten dienen als eine Grundlage für Rechnungserstellung. Die Software ermöglicht eine gute, einfache Kontrolle und Analyse.

Zeiterfassung

Noch ein Vorteil des Warenwirtschaftssystems ist die Zeiterfassung. Man kann die Möglichkeiten des WWS erweitern. Dann wird es wie ein vollwertiges ERP-System, das nebenbei für das Personalmanagement sorgt. Wenn die Arbeitszeiten digital erfasst werden, kann man den Lohn sauber abrechnen. Das System liefert alle wichtigen Daten, was zur Steigerung der Effizienz im Unternehmen führt.

WWS mit E-Commerce Schnittstelle

Die kleinen und mittelständischen Unternehmen greifen zu modernen Warenwirtschaftssystemen mit den Schnittstellen-Lösungen für Onlineshops. Durch die Anbindung werden die Prozesse vereinfacht, die Datensicherheit wird verbessert und die Fehler werden minimiert. Die Mitarbeiter haben eine bessere Übersicht.

Hohe Flexibilität und Erweiterungsfähigkeit

Die Wirtschaftssysteme sind sehr flexibel, was von Vorteil für KMU ist. Sie verfügen über Optionen und Schnittstellen, die ganz leicht erweitert werden. Im Angebot gibt es WWS, die nach spezifischen Anforderungen gekauft oder gemietet werden. Man kann auch mobile Lösungen einbinden, um den Zugang zu WaWi überall zu haben.

Wachstumspotenzial und Investitionssicherheit

Ein gutes, modernes Warenwirtschaftssystem wächst zusammen mit dem Unternehmen mit, denn es wird bei Bedarf erweitert und angepasst. Brauchen Sie mehr Funktionen, müssen neue Anforderungen befriedigt werden, wird WaWi um zusätzliche Module erweitert. Man muss nicht nach einer neuen Softwarelösung suchen. Der nächste Vorteil eines Warenwirtschaftssystems ist die langfristige Investitionssicherheit, die durch die Anpassungsfähigkeit ermöglicht wird.

Häufig gestellte Fragen

Welche Vorteile hat ein Warenwirtschaftssystem?

WWS unterstützt alle Handelsprozesse (Einkauf, Lagerung, Verkauf), indem sie optimiert werden. Dabei spart man die Kosten und erhöht die Transparenz.

Was sind die Nachteile eines Warenwirtschaftssystems?

Die Kosten für Anschaffung und Wartung von WWS können für Unternehmen zu hoch sein. Man braucht auch Fachkenntnisse, um es richtig zu implementieren.

Wofür braucht man ein Warenwirtschaftssystem?

Durch den Einsatz von WaWi laufen die Handelsprozesse reibungslos ab, verschiedene Unternehmensbereiche werden entlastet.